W Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie funkcjonują następujące Procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych naruszeń prawa i ochrony sygnalistów:

• Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów w Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie – wprowadzona zarządzeniem Rektora nr R.Z.0211.28.2025
• Procedura zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów w Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie – wprowadzona zarządzeniem Rektora nr R.Z.0211.29.2025

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:
Uniwersytet Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków.
Adres e-mail: zgłoszenia.naruszenia.prawa@uken.krakow.pl

Osoby upoważnione do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń:
Pełnomocnik Rektora ds. zgłoszeń naruszeń prawa – dr Dariusz Dąbek, tel. 888 307 501
Członkowie Komisji ds. rozpatrywania zgłoszeń naruszenia prawa:

• dr Dariusz Dąbek – przewodniczący
• dr hab. Beata Barabasz -Krasny, prof. UKEN
• dr hab. Ireneusz Świtała, prof. UKEN
• dr Jacek Sikorski
• mgr inż. Marzena Ryskala

Adres do doręczeń elektronicznych: /UPkrakow/skrytka

Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym osoby wymienione w art. 4 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928);

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Naruszeniem prawa jest z kolei działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ww. punktach.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

1. Organ, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności dane zgodne z treścią wzoru formularza.
3. Nie dopuszcza się przyjmowania zgłoszeń dokonanych anonimowo.
4. Organ:

• przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
• dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego Organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
• rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania UKEN;
• przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu oraz informuje o tym sygnalistę;
• podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
• przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

5. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa UKEN odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
6. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Organ może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych.
7. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, Organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.
8. W ramach postępowania, Organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
9. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572) lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy niniejszej Procedury.
10. W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych, stosuje się odpowiednio przepisy 22 i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
11. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
12. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, Organ nie realizuje obowiązku, o którym mowa w art. 32 ust. 5, art. 37, art. 38, art. 40 ust. 2 zdanie drugie oraz art. 41 Ustawy.

Rodzaj i zawartość informacji zwrotnej a także termin jej przekazania:

1. Informacja zwrotna to informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
2. Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
3. W uzasadnionych przypadkach Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2.
4. Organ informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Zasady poufności:

1. Organ gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

• uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
• zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zasady przetwarzania danych osobowych:

1. Administratorem danych osobowych w procesie obsługi zgłoszeń naruszeń prawa jest Uniwersytet Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie z siedzibą przy ul. Podchorążych 2 30-084 Kraków.
2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust.1. lit. c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz.U.UE.L.2016.119.1 (dalej RODO) w związku z art. 8 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).
3. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
4. Przepisu ust. 3 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
5. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 4, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu,
6. Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7. Przepisu 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
8. Przepisu 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
9. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
10. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami,
11. W przypadku, o którym mowa w ust. 9 i 10, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
12. Przepisu ust. 11 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
13. Osobami uprawnionymi do przetwarzania danych osobowych przy wykonywaniu czynności przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowaniu działań następczych są upoważnieni przez Rektora pracownicy.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku z dokonanym zgłoszeniem zewnętrznym:

Organ podejmuje działanie w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi:

1. Ochrona przed działaniami odwetowymi polega w szczególności na niemożności podejmowania wobec pracownika następujących działań: odmowy nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy, nie zawarcia umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenia wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu, pominięcia przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenia wysokości tych świadczeń, przeniesienia na niższe stanowisko pracy, zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazania innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty, niekorzystnej zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy, nałożenia lub zastosowania środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, przymusu, zastraszania lub wykluczenia, mobbingu, dyskryminacji, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu, wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty. Nie jest możliwe również podejmowanie prób lub gróźb zastosowania ww. działań.
2. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis art. 12 Ustawy stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

4. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.

Poufna porada:

Wszelkich informacji oraz porad na temat praw i środków ochrony prawnej przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie udziela Rzecznik Praw Obywatelskich. Dodatkowo sygnaliście przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie na zasadach określonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534).

Warunki ochrony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności:

Jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym: odpowiedzialności dyscyplinarnej, odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych, odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa z wyłączeniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego.

Zgłoszenia wewnętrzne:

W przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa w Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w Uniwersytecie w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Uniwersytetu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Formularz zgłoszeniowy:

Aby ułatwić dokonanie zgłoszenia naruszenia prawa przygotowany został specjalny formularz. Formularz można pobrać, wypełnić i dostarczyć na adres: Uniwersytet Komisji Edukacji Narodowej

w Krakowie ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, z dopiskiem „zgłoszenie naruszenia prawa – poufne, nie otwierać”.

Formularz może być dostarczony:

• za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera;
• przez dziennik podawczy UKEN (Kancelaria UKEN);
• lub stanowić załącznik do e-maila wysłanego na adres zgłoszenia.naruszenia.prawa@uken.krakow.pl

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa; tel. centrali: (22) 55 17 700, adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

Przegląd Procedury zgłoszeń naruszeń prawa w UKEN:

Organ co najmniej raz na 3 lata dokonuje przeglądu Procedury zgłoszeń naruszeń prawa.