Zarządzenie Nr R/Z.0201-56/2017

Rektora

Uniwersytetu Pedagogicznego im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie

z dnia 22 listopada 2017 roku

w sprawie: funkcjonowania systemu Uczelnia.XP

Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (tj. Dz.U 2016 poz. 1842) oraz § 57 ust. 3 Statutu Uczelni zarządzam, co następuje:

§1

W Uniwersytecie Pedagogicznym im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie wprowadzam uaktualnione zasady funkcjonowania systemu Uczelnia.XP, określone w poniższych paragrafach.

§2

Użyte w niniejszym zarządzeniu skróty lub sformułowania oznaczają:

System PD – zestaw programów, usług, procesów, procedur, skryptów oraz innych informatycznych elementów technicznych składających się na system informatyczny do obsługi procesu dydaktycznego Uniwersytetu Pedagogicznego im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie;

System UA – wyposażenie sprzętowe wraz z zestawem programów, usług, procesów, procedur, skryptów oraz innych informatycznych elementów technicznych składających się na system uwierzytelniania i autentykacji Uniwersytetu Pedagogicznego im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie;

Systemy – System PD wraz z Systemem UA;

Administrator – osoba fizyczna wyznaczona, nadzorująca poprawność pracy systemu oraz mająca pełne uprawnienia do zarządzania systemem;

Użytkownik – osoba fizyczna uprawniona do używania systemu w ramach udzielonych uprawnień;

Dane – wszelkie dane i informacje wprowadzane do systemu;

ELS – Elektroniczna Legitymacja Studenta;

ELD – Elektroniczna Legitymacja Doktoranta;

WU – Wirtualna Uczelnia;

ESS – Elastyczny System Studiowania.

§3

Zarządzenie określa organizację pracy w informatycznym systemie Uczelnia.XP w zakresie:

1. Akademiki;
2. Dziekanat;
3. Harmonogramy;
4. Kasa;
5. Stypendia;
6. Plan studiów;
7. Rozliczenie ze studentami;
8. Rekrutacja;
9. ELS, ELD;
10. Wirtualna Uczelnia;
11. Dorobek Naukowy.

§4

1. Merytoryczny nadzór nad systemem sprawuje administrator systemu, który odpowiada za:

• prawidłowe funkcjonowanie systemu;
• aktualizację danych w systemie (słowniki, struktura uczelni);
• dokonywanie zmian w zestawieniach i wydrukach systemowych;
• zarządzanie uprawnieniami oraz kontami użytkowników;
• monitorowanie terminowości i poprawności wprowadzanych danych;
• przyjmowanie zgłoszeń od użytkowników;
• usuwanie błędów systemu (obsługa zgłoszeń u producenta, firmy PCG);
• zgłaszanie nowych funkcjonalności do firmy PCG;
• wdrażanie wydzielonych części systemów (modułów), nowych funkcjonalności;
• szkolenia użytkowników w zakresie obsługi systemu Uczelnia.XP.

1. Administrator systemu, o którym mowa w ust. 1 zostanie powołany w drodze Decyzji upoważnionego Prorektora.

§5

Techniczny nadzór nad systemem Uczelnia.XP sprawuje Centrum Obsługi Informatycznej, odpowiedzialne za:

• prawidłowe funkcjonowanie systemu;
• zmiany w zestawieniach i wydrukach systemowych;
• aktualizację danych w systemie (słowniki, struktura uczelni);
• zarządzanie uprawnieniami oraz kontami użytkowników;
• stan techniczny serwerów;
• aktualizacje;
• ochronę antywirusową;
• kopię bezpieczeństwa;
• integrację z innymi systemami Uczelni;
• export danych do systemów zewnętrznych.

§6

Użytkownikami systemu Uczelnia.XP są:

Prorektorzy, Kanclerz, Kwestor, Kierownik Działu Nauczania i Współpracy z Oświatą, kierownicy pozostałych jednostek organizacyjnych w zakresie poszczególnych modułów,

pracownicy administracyjni / inżynieryjno-techniczni / naukowo-techniczni:

• Akademików;
• Działu Nauczania i Współpracy z Oświatą (DNWO);
• Dziekanatów;
• Instytutów;
• Działu Finansowego (DF) /Działu Księgowości (DK);
• Biura Rekrutacji (BR);
• Biura Spraw Studenckich (BSS);
• Zespołu ds. Personalizacji (ZPr);
• Centrum Języków Obcych (CJO);
• Centrum Sportu i Rekreacji (CSiR);
• Studium Kształcenia Nauczycieli (SKN);
• Biblioteki Głównej (BG);
• Biura Nauki (BN)

pracownicy naukowo-dydaktyczni i dydaktyczni oraz doktoranci.

§7

Wszyscy użytkownicy systemu zobowiązani są do:

1. dbania o bezpieczeństwo danych osobowych;
2. dbania o poprawność danych i zgodność ze stanem faktycznym (posiadaną dokumentacją);
3. terminowości pracy w systemie Uczelnia.XP;
4. reagowania na błędy w systemie Uczelnia.XP;
5. racjonalnego zgłaszania zapotrzebowania na nowe funkcjonalności;
6. testowania zgłoszonych przez siebie, zrealizowanych nowych funkcjonalności oraz zgłaszania uwag do administratora merytorycznego w tym zakresie.

Pracownicy administracyjni / inżynieryjno-techniczni / naukowo-techniczni:

• pracownicy akademików zobowiązani są do:

1. uzupełniania na bieżąco informacji o zakwaterowaniu i wykwaterowaniu w domu studenckim,

• pracownicy Działu Nauczania i Współpracy z Oświatą (DNWO) zobowiązani są do pełnej obsługi wykładów ogólnouczelnianych w systemie Uczelnia.XP, w tym:

1. terminowego wprowadzania do systemu planu dla wykładów ogólnouczelnianych;
2. generowania grup oraz przypisania prowadzących w planie dla wykładów ogólnouczelnianych;
3. przydzielenia studentów do grup w planie dla wykładów ogólnouczelnianych (koordynacja przeniesień);
4. przygotowania harmonogramu dla wykładów ogólnouczelnianych,

• pracownicy dziekanatów zobowiązani są do prowadzenia pełnej obsługi studentów/doktorantów/słuchaczy w systemie Uczelnia.XP, w szczególności do:

1. prowadzenia kartoteki studenta przez cały okres jego studiów;
2. przydzielenia studentów do grup w planie studiów dedykowanym dla kierunku/specjalności/specjalizacji (koordynacja przeniesień);
3. generowania kart okresowych osiągnięć studenta dla planu studiów dedykowanych dla kierunku/specjalności/specjalizacji;
4. generowania protokołów dla planu studiów dedykowanych dla kierunku/specjalności/specjalizacji;
5. wykonywania wszelkich koniecznych prac w obszarze ESS;
6. terminowego rozliczenia studenta/doktoranta/słuchacza w danym semestrze oraz przenoszenia go na kolejny semestr w systemie zgodnie z organizacją danego roku akademickiego;
7. prac w obszarze rozliczania ze studentami – wprowadzanie wszystkich naliczeń związanych z realizacją toku studiów;
8. wykonywania wszelkich prac związanych z rekrutacją w zakresie określonym odrębnym dokumentem,

• pracownicy instytutów zobowiązani są do:

1. terminowego wprowadzania do systemu planu studiów dedykowanych dla kierunku/specjalności/specjalizacji;
2. generowania grup oraz przypisywania dydaktyków w planie studiów dedykowanych dla kierunku/specjalności/specjalizacji;
3. przygotowania harmonogramu dla planu studiów dedykowanego dla kierunku/specjalności/specjalizacji;
4. wykonywania wszelkich koniecznych prac w obszarze ESS;
5. wykonywania wszelkich prac związanych z rekrutacją w zakresie określonym odrębnym dokumentem,

• pracownicy Działu Finansowego i Działu Księgowości (DF/DK) zobowiązani są do:

1. obsługi wpłat i umorzeń w module Kasa.XP;
2. cyklicznego uruchamiania rozliczania wpłat nierozliczonych;
3. wykonywania wszelkich prac związanych z rekrutacją w zakresie określonym odrębnym dokumentem,

• pracownicy Biura Rekrutacji (BR) zobowiązani są do:

1. obsługi rekrutacji w zakresie określonym odrębnym dokumentem,

• pracownicy Biura Spraw Studenckich (BSS) zobowiązani są do:

1. obsługi stypendiów w systemie Uczelni.XP;
2. przydziału akademików w systemie Uczelnia.XP,

• pracownicy Zespołu ds. Personalizacji (ZPr) zobowiązani są do:

1. personalizacji ELS, ELD;
2. wydawania duplikatów ELS, ELD;
3. obsługi systemu OPTeam,

• pracownicy Centrum Języków Obcych (CJO) zobowiązani są do pełnej obsługi kursu „Język Obcy” w systemie Uczelnia.XP w tym:

1. terminowego wprowadzania do systemu ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla języków obcych;
2. generowania grup oraz przypisania prowadzących dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla języków obcych;
3. przydzielania studentów do grup dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla języków obcych (koordynacja przeniesień);
4. przygotowania harmonogramu dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla języków obcych,

• pracownicy Centrum Sportu i Rekreacji (CSiR) zobowiązani są do pełnej obsługi kursu „Kultura Fizyczna” w systemie Uczelnia.XP w tym:

1. terminowego wprowadzania do systemu ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla kursu „Kultura Fizyczna”;
2. generowania grup oraz przypisanie prowadzących dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla kursu „Kultura Fizyczna”;
3. przydzielenia studentów do grup dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla kursu „Kultura Fizyczna” (koordynacja przeniesień);
4. przygotowania harmonogramu dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla kursu „Kultura Fizyczna”,

• pracownicy Studium Kształcenia Nauczycieli (SKN) zobowiązani są do pełnej obsługi kursów bloku nauczycielskiego (w formie wykładów) w systemie Uczelnia.XP, w tym:

1. terminowego wprowadzania do systemu ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla modułu nauczycielskiego w zakresie zajęć wykładowych;
2. generowania grup oraz przypisania prowadzących dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla modułu nauczycielskiego w zakresie zajęć wykładowych;
3. przydzielenia studentów do grup dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla modułu nauczycielskiego w zakresie zajęć wykładowych;
4. przygotowania harmonogramu dla ogólnouczelnianego planu studiów dedykowanego dla modułu nauczycielskiego w zakresie zajęć wykładowych,

• pracownicy Biblioteki Głównej (BG) – Oddział Informacji Naukowej zobowiązani są do:

1. weryfikacji poprawności danych w obszarze publikacji naukowych (w oparciu
   o adresy url, skany lub egzemplarze fizyczne, dostarczone do Biblioteki)
   i zatwierdzenie poprawnie wprowadzonych danych na poziom II bądź odsyłanie Importerowi Publikacji do korekty/uzupełnienia błędnie wprowadzonych danych,

• pracownicy Biura Nauki (BN) zobowiązani są do:

1. zatwierdzania poprawnie wprowadzonych danych w obszarze konferencji organizowanych lub współorganizowanych przez jednostki bądź odsyłania Importerowi Konferencji do korekty/uzupełnienia błędnie wprowadzonych danych;
2. wprowadzania zatwierdzonych danych do Polonu w terminach wskazanych
   w odpowiednim zarządzeniu Rektora UP.

Pracownicy naukowo-dydaktyczni i dydaktyczni zobowiązani są do:

1. rzetelnego i terminowego uzupełniania ocen w WU;
2. dostarczenia do dziekanatu wydrukowanego protokołu z wszystkich form zajęć potwierdzonego podpisem;
3. komunikacji ze studentami za pomocą dostępnych w systemie Uczelnia.XP kanałów komunikacyjnych (mail, ogłoszenie).

Wymienione zadania osoba prowadząca zajęcia ma obowiązek realizować w wyznaczonych terminach, wynikających z organizacji danego roku akademickiego.

Pracownicy naukowo-dydaktyczni, naukowo-techniczni i inżynieryjno-techniczni zatrudnieni w celu wykonywania prac pomocniczych w badaniach naukowych lub pracach rozwojowych oraz doktoranci zobowiązani są do:

w obszarze badań statutowych:

1. wypełniania za pośrednictwem modułu Dorobek Naukowy „Wniosku
   o sfinansowanie projektu badawczego realizowanego w ramach utrzymania potencjału badawczego (BS)” /„Wniosku o sfinansowanie projektu badawczego realizowanego w ramach badań naukowych lub prac rozwojowych oraz prac z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich (BSM)” (począwszy od wniosków na rok 2018) po ogłoszeniu terminu przez Dziekana;
2. składania w terminie do końca stycznia każdego roku za pośrednictwem modułu Dorobek Naukowy „Sprawozdania merytorycznego z realizacji projektu”, o którym mowa w pkt 1 za poprzedni rok,

w obszarze publikacji naukowych:

1. wprowadzania danych o swoich publikacjach do modułu Dorobek Naukowy nie rzadziej niż dwa razy w roku (do 30 czerwca oraz 30 grudnia) podając DOI, adres url lub załączając skan lub dostarczając egzemplarz fizyczny do Importera Publikacji lub do Oddziału Informacji Naukowej (OIN);
2. zgłaszania wszelkich zmian w danych publikacji dokonanych po przesłaniu danych do PBN, do Importera Publikacji, który w porozumieniu z OIN wprowadza poprawki w module Dorobek Naukowy, zmieniając status na „ponownie do PBN”,

w obszarze działalności artystycznej:

1. wprowadzania do modułu Dorobek Naukowy danych w obszarze działalności artystycznej nie rzadziej niż dwa razy w roku (do 30 czerwca oraz 30 grudnia),

w obszarze konferencji:

1. wprowadzania do modułu Dorobek Naukowy danych o udziale w konferencjach naukowych nie rzadziej niż dwa razy w roku (do 30 czerwca oraz 30 grudnia).

§8

Traci moc zarządzenie Rektora Nr R/Z.0201-22/2017 z dnia 19 czerwca 2017 roku w sprawie: funkcjonowania systemu Uczelnia.XP.

§9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

R e k t o r

Prof. dr hab. Kazimierz Karolczak